Деловые встречи – личные и онлайн – дают возможность показать себя как надежного и ответственного человека, на которого можно положиться в такой серьезной сфере, как золотой бизнес.

Как произвести наилучшее впечатление? Наши правила помогут!

1. Участники встречи не должны стать сюрпризом друг для друга

Конечно, элемент неожиданности иногда бывает уместен, но в случае бизнес-общения лучше обойтись без него. Если встреча задействует нескольких людей, они должны быть в курсе, с кем столкнутся. Кроме того, присутствие каждого должно быть оправданным, поэтому не стоит задействовать тех, кто не относится к делу напрямую.

Этот совет может показаться очевидным, но не стоит о нем забывать. Выяснив в ходе дискуссии, какое время и место наиболее удобно для всех участников встречи, как можно скорее разошлите им сообщения со всеми финальными подробностями. Если же встреча запланирована за несколько недель или месяцев вперед, имеет смысл напомнить о ней участникам накануне.

3. По возможности составьте тезисный план встречи

Даже короткий план позволит участникам подготовиться к обсуждению, продумать вопросы, сосредоточиться на главных аспектах диалога. В нем же стоит отметить и примерную продолжительность встречи: это символ уважения к личному времени собеседников.

4. Продумайте все материалы, программы и инструменты, которые вам понадобятся

Говоря о личных встречах, стоит уделить внимание документам, промо-материалам, аудио-/видео-контенту, которые вы будете использовать. В случае с интернет-пространством стоит убедиться, что все медиа-ресурсы и программы у вас под контролем и работают безукоризненно.

5. Точность – вежливость королей

Прибывайте на место встречи, выходите на связь вовремя и всегда имейте запас времени на непредвиденные обстоятельства на дороге или в сети. Если понимаете, что задерживаетесь, обязательно предупредите участников встречи звонком или сообщением как можно скорее.

6. Вежливость превыше всего

Не забудьте представить друг другу участников встречи, если они видятся впервые. Поддержите светскую беседу в начале диалога, чтобы создать атмосферу участия и тепла. Обращайтесь к собеседникам по имени, будьте настроены положительно и дружелюбно, но без фамильярности. Проявляйте заинтересованность в высказываниях других, внимательно слушайте их, не отвлекаясь на телефон или посторонние дела.

7. Контролируйте ход дискуссии

Постарайтесь не перебивать говорящих, даже если они уводят разговор от основной темы. Дайте собеседнику закончить мысль и вежливо предложите вернуться в рамки обсуждения по делу, чтобы не выбиваться из графика встречи. На краткие вопросы можно отвечать сразу, на более глобальные или отвлеченные лучше ответить после встречи и в индивидуальном порядке, если это требуется.

8. Чувство юмора хорошо в меру

Смех продлевает жизнь, спору нет, но при обсуждении серьезных вещей стоит быть аккуратнее с шутками и прибаутками. Особенно, если это встреча с малознакомыми людьми. В этом случае может оказаться, что какая-то невинная для вас шутка обернется оскорблением для собеседника, и поправить ситуацию будет непросто.

9. Следите за собой и своими привычками

Постарайтесь не вызывать раздражения окружающих, жуя жвачку, постоянно щелкая ручкой или дергая ногой. Такие мелкие на первый взгляд вещи могут формировать негативное впечатление о вас. Если встреча проходит в публичном месте, по возможности воздержитесь от заказа еды: если во время дискуссии вы будете оживленно жевать, это вряд ли понравится участникам беседы.

10. Думайте о других

Если планируемая встреча займет более двух часов, имеет смысл включить в нее перерыв, чтобы дать возможность участникам отдохнуть, проверить почту, освежиться. Следите за ходом времени (без фанатизма, конечно), чтобы закончить ее в срок. Если складывается необходимость задержаться, спросите остальных, готовы ли они к этому. Если кому-то нужно уйти до конца встречи, войдите в их положение и не препятствуйте.

Не забудьте подвести итоги и поблагодарить всех за уделенное время и внимание!

Сохраните эту памятку в закладки и пользуйтесь на здоровье!

У нас еще много полезного для вас!